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Meine Erfahrungen und Tipps für erfolgreiche hybride Veranstaltungen

Worauf es bei der Organisation und Durchführung hybrider Events ankommt.

Die Einschränkung sozialer Kontakte, aber auch knappe Budgets oder aktiver Umweltschutz machen hybride Events, gefragter denn je. Tagungen, Kongresse oder Seminare mit hoher Qualität und hohem Wissensaustausch sind nicht mehr abhängig von physisch anwesenden Menschen und können sogar rein virtuell stattfinden. Welche Vor- und Nachteile ergeben sich bei hybriden Events und worauf ist bei der Planung und Durchführung zu achten?

Wenn uns das “Social Distancing” etwas gelehrt hat, dann ist es der Wert der zwischenmenschlichen Verbindung: In der Wirtschaft, im Leben und auf Events gibt es keinen Ersatz dafür, Menschen zusammenzubringen. Denn die Atmosphäre und die Energie der gemeinsamen Erlebnisse in einem Saal voller Menschen kann keine Software ermöglichen.

Doch wir haben im letzten Jahr viel ausprobiert und auch Neues zu schätzen gelernt. Daher bin ich überzeugt: Die meisten Kunden- und Mitarbeiterveranstaltungen werden auch nach der Pandemie hybrid sein. Denn die Vorteile der hybriden Events möchte niemand mehr missen. Daher ist es wichtig zu wissen, was es braucht, um eine fesselnde und erfolgreiche hybride Veranstaltung auszurichten. Meine persönlichen Erfahrungen und Praxis-Tipps gebe ich gerne hier an Sie weiter.

Was ist ein hybrides Event?

Ein hybrides Event ist eine Präsenz-Veranstaltung, an der auch ein Online-Publikum teilnimmt. Es kommt also sowohl das Publikum vor Ort als auch das Online-Publikum zusammen und alle nehmen zur gleichen Zeit, jedoch von verschiedenen Orten aus, an derselben Erfahrung und denselben Inhalten teil. Je nachdem über welche digitale Plattform das hybride Event gestreamt wird, sind sogar Interaktions- und Networking-Optionen möglich.

Bei teilhybriden Events sind nur die Redner/innen und Moderatoren vor Ort und die Vorträge werden zum Publikum live gestreamt. Um diese Art Veranstaltung geht es hier nicht.

Welche Vor- und Nachteile haben hybride Events?

Größere Reichweite

Nicht jeder Interessent und Referent bzw. Aussteller hat die Möglichkeit, auch tatsächlich an Ihrem Event teilzunehmen – sei es wegen des fehlenden Budgets oder des pralle Terminkalenders. Erweitern Sie Ihre Veranstaltung jedoch um einen Livestream, schaffen Sie mehr Flexibilität für Teilnehmer und Referenten und erreichen dann auch diejenigen, die sonst nicht an Ihrer Veranstaltung teilnehmen könnten.

Verbesserter ROI (Return on Invest)

Nur, weil ein Interessent nicht an Ihrem Event vor Ort teilnehmen kann, bedeutet das nicht auch, dass er grundsätzlich nicht bereit ist, für den von Ihnen gebotenen Content zu bezahlen. Über die digitale Erweiterung Ihrer Veranstaltung können Sie mehrere Zugangsmöglichkeiten zu unterschiedlichem Content und Preisen zur Verfügung stellen. Dadurch erweitern Sie Ihre Zielgruppe und können den ROI steigern. Außerdem können Sie den ROI auch noch erhöhen, wenn Sie die Veranstaltung aufzeichnen und im Anschluss zu einem geringeren Preis online zur Verfügung zu stellen. Der Wert Ihrer Veranstaltung bleibt dennoch erhalten, wenn der Online-Zugang kostenpflichtig ist.

Attraktivität für Sponsoren

Die größere Reichweite durch die hybride Komponente macht die Veranstaltung auch für Sponsoren noch attraktiver. Sie sind ja nicht nur für die Teilnehmer des Events vor Ort, sondern auch für die digitalen Teilnehmer sichtbar. Und zwar nicht nur während des Live-Erlebnis, sondern auch in Zukunft auf der Webseite und durch Video-Aufzeichnungen.

Kosten & Nachhaltigkeit

Das Hybridformat reduziert den Reisebedarf. Dies minimiert nicht nur die Kosten und CO2-Emissionen, welche durch den Transport entstehen, sondern auch Ausfallzeiten für Reisen der Besucher, Kosten für Catering und Unterkünfte.

Aber? Aber… die Interaktion und die Energie fehlen

Die Atmosphäre, diese besondere Energie, die Gänsehautmomente eines physischen Events, das gemeinsame Lachen und die Art, wie Menschen dort zusammenkommen und miteinander interagieren können, bleibt einzigartig. Die gleiche Art der Kommunikation auch online herzustellen ist nicht möglich. Dennoch haben die Gäste und Referenten auch digital die Chance, sich auszutauschen und zu verbinden. So kann man Chatrooms, Kontaktfelder, virtuelle Räume oder Q&A Module in den Livestream integrieren. Ich bekam von einigen Teilnehmern schon die Rückmeldung, dass es ihnen im Chat leichter fällt, sich mit anderen auszutauschen, da sie eher introvertiert sind und auf Präsenzveranstaltungen sich schwerer tun, mit anderen ins Gespräch zu kommen.

Es gibt noch einen nicht unerheblichen Nachteil: Die Veranstaltung per Live-Stream die ganze Zeit im Home-Office oder Büro zu verfolgen bedeutet meistens auch keine frische Luft, zu wenig Bewegung und lange Zeit am PC zu sitzen, kann die Augen anstrengen, Kopfschmerzen und Rückenschäden verursachen. Doch es gibt viele Möglichkeiten dem entgegenzuwirken, indem man die Pausen für die virtuellen Teilnehmer entsprechend gestaltet (s.u.)

Wie setzen Sie erfolgreich ein hybrides Event um?

Ich durfte sowohl als Rednerin, als auch als Moderatorin schon viele hybride Events mitgestalten.

Mein wichtigster Tipp: Seien Sie kreativ!

Schauen Sie über den Tellerrand und überlegen Sie, mit welchen Angeboten und Möglichkeiten Sie Ihre Gäste überraschen und begeistern können. Wie können Sie virtuelle Erlebnisse erschaffen, die Ihre Teilnehmer bewegen, berühren und aktivieren?

Exzellente Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass Sie genug Zeit für die Planung und Vorbereitung Ihres Events haben. Kommunizieren Sie klare Deadlines an alle Beteiligten und erklären Sie dabei auch, warum es so wichtig ist, diese einzuhalten. Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung sowohl die virtuellen Gäste, als auch die Gäste vor Ort.  Bei einem hybriden Event muss der Content, wie zum Beispiel Präsentationen, Videos und andere virtuelle Medien gut vorbereitet, in den Webspace hochgeladen und vorab getestet werden. Die genauen Anforderungen hängen von der Wahl des Providers und der Software ab.

Nehmen Sie sich als Veranstalter Zeit, um sicherzugehen, dass alle Referenten sich wohlfühlen und gut vorbereitet sind. Selbst erfahrene Redner/innen sind möglicherweise etwas nervös, wenn sie zum ersten Mal live gestreamt werden. Ermöglichen Sie Ihren Vortragenden, sich vorab mit der Technik vertraut zu machen und wenn möglich probeweise in Ruhe ihre vorbereiteten Slides zu präsentieren.

Moderation

Wählen Sie einen erfahrenen und sympathischen Moderator bzw. Moderatorin. Er oder sie ist die Schnittstelle zwischen den Teilnehmern der Veranstaltung vor Ort und den Besuchern des virtuellen Livestreams, führt charmant durch das Programm, rollt den Vortragenden den roten Teppich aus und erklärt eventuell auch das eine oder andere digitale Tool, das z.B. für Umfragen oder Chats genutzt wird. Manchmal macht es auch Sinn zwei Moderatoren einzusetzen: Einen für das Online-Publikum und einen für die Live-Gäste vor Ort.

Übrigens vernachlässigen viele Moderatoren die Online-Teilnehmer. Ein Fehler! Denn egal, ob physisch anwesend, oder nicht – jeder Gast möchte willkommen geheißen und aktiv eingebunden werden. Eine gute Moderatorin achtet darauf, dass auch das Live-Publikum weiß und anerkennt, dass das Online-Publikum ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des hybriden Events ist und schlägt charmant die Brücke zwischen der analogen und digitalen Welt.

Pausen

Machen Sie sich darüber Gedanken, wie die Online-Teilnehmer während der Pausen der Veranstaltung unterhalten werden: Ich habe sehr gute Erfahrungen mit Bewegungspausen, virtuellen Spaziergängen über das Firmengelände, Spezial-Interviews, Feedbackrunden, besonderen Chat-Räumen und zusätzlichen Content gemacht. Wichtig: Die virtuellen Besucher sollten niemals eine verlassene Live-Bühne vorfinden oder gar eine Folie, auf der nur zu lesen steht, wann es weiter geht.

Zeitplan

Halten Sie sich konsequent an den Zeitplan! Das gilt besonders bei einem Livestream, denn es kann sein, dass sich virtuelle Gäste nur zu einem bestimmten Zeitpunkt in die Veranstaltung einwählen, um an einen bestimmten Agendapunkt teilzunehmen. Wenn der Stream dann nicht mit dem angekündigten Programmpunkt übereinstimmt, sind die Besucher verunsichert oder gar frustriert und verlassen oftmals sehr schnell den digitalen Eventraum und kehren anschließend nicht wieder.

Apropos Zeit: Die optimale Länge für hybride Vorträge sind 30 (max. 45) Minuten. Das ist eine Zeitspanne, in der auch die Gäste an den Bildschirmen gut dranbleiben können.

 Kleine Checkliste für Veranstalter:

  • Was ist das Ziel der Veranstaltung? Was sollen die Gäste mitnehmen?
  • Passen Veranstaltungslänge und Inhalte zum Ziel?
  • Ist die Dramaturgie abwechslungsreich?
  • Welche Interaktionsmöglichkeiten gibt es für die Gäste – online und offline?
  • Wie werden die Gäste online und offline aktiviert – was sorgt für „frischen Wind“?
  • Haben die Redner/innen schon Erfahrung mit der Interaktion mit Online-Besuchern?
  • Sind Redner/innen für die hybride Veranstaltung geeignet – das heißt professionell und mit starker Präsenz – auch vor der Kamera?
  • Reicht die Serverkapazität für die Teilnehmerzahl aus?
  • Ist die erforderliche Technik, wie Kameras, Mikrofone usw. vorhanden?
  • Reicht die Bandbreite des Netzes aus?
  • Ist eine zuverlässige Streamingplattform bzw. -software vorhanden?

Beispiele für erfolgreiche Online-Veranstaltungen, bei denen ich mitgewirkt habe sehen Sie hier: https://nicolafritze.de/keynote-livestream/

Mein Fazit:

Damit das hybride Event für alle Beteiligten ein Erfolg wird, braucht es Profis. Angefangen bei der Planung und Vorbereitung, beim Entwickeln der Dramaturgie, bei der Ideenfindung für das „gewisse Extra“ Ihrer Veranstaltung… bis hin zur professionellen technischen Umsetzung, damit nicht nur alle im rechten Licht stehen und gut zu hören sind, sondern auch der Stream ohne „Ruckeln“ funktioniert. Daher habe ich ein tolles Team, mit dem ich bei diesen Events sehr gerne zusammenarbeite. Und auf Wunsch unterstütze ich Sie im Vorfeld auch bei der Entwicklung Ihrer Präsentation und Ihrer Bühnen-Performance.

Sicher ist der digitaltechnische Aufwand hoch und die Planung beim ersten Mal sehr aufwendig. Aber Übung macht den Meister und mit erfahrenen Profis an Ihrer Seite werden alle Unsicherheiten aus dem Weg geräumt, Ihr hybrides Event optimal vorbereitet und durchgeführt.

Hybride Events werden auch nach der Pandemie ein erfolgreiches Veranstaltungsformat sein: grenzenlos, nachhaltig und verbindend für alle Beteiligten.

SEIN. LEBEN. LIEBEN.

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